Civinity grupas uzņēmumu Latvijā privātuma politikas mērķis ir sniegt Jums (datu subjektam) informāciju par Jūsu personas datu apstrādes tiesiskajiem un faktiskajiem apstākļiem, proti, informāciju par personas datu apstrādes nolūku, apjomu, aizsardzību, kā arī citu informāciju par Jūsu veicamo personas datu apstrādi saskaņā ar Vispārīgā datu aizsardzības regulas (turpmāk – Regula) un citu datu aizsardzību reglamentējošo normatīvo aktu prasībām. Lūdzam Jūs uzmanīgi izlasīt šo politiku un, ja Jums ir papildu jautājumi, aicinām vērsties pie mums, izmantojot šajā politikā norādīto kontaktinformāciju.
Mēs cienām Jūsu privātumu, tādēļ Jūsu personas datu drošība ir mūsu prioritāte. Mēs izmantojam atbilstošus organizatoriskus un tehniskus līdzekļus, lai nodrošinātu pastāvīgu Jūsu personas datu drošību.
Mēs ievērojam personas datu aizsardzības normatīvo aktu prasības un katrā datu apstrādes procesā rūpējamies, lai ievāktu tikai to informāciju, kas ir nepieciešama šajā politikā noteikto nolūku sasniegšanai.
Politika attiecas uz:
1. Pārzinis un tā kontaktinformācija
Personas datu apstrādes pārzinis ir Civinity grupas uzņēmumi Latvijā:
AS “Civinity Mājas”, juridiskā adrese: Dēļu iela 5, Rīga, LV-1004
SIA “Civinity Mājas Jūrmala”, juridiskā adrese: Dubultu prospekts 3, Jūrmala,
LV-2015
SIA “Civinity Solutions”, juridiskā adrese: Dēļu iela 5, Rīga, LV-1004
SIA “Civinity engineering LV”, juridiskā adrese: Dēļu iela 5, Rīga, LV-1004
(turpmāk – Sabiedrība), tālr. +371 8000 1599, e-pasts: [email protected]
2.1. Personas datu apstrādes nolūki ir:
2.1.1. pakalpojumu (sk. vairāk interneta vietnes https://civinity.lv/ sadaļā “Pakalpojumi”) sniegšanai un administrēšanai:
2.1.2. informācijas sniegšanai valsts pārvaldes iestādēm un operatīvās darbības subjektiem ārējos normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos un apjomā;
2.1.3. personāla vadība, tai skaitā: personāla atlase; darba līguma noslēgšana un izpilde; darba laika uzskaite; darba samaksas aprēķina un darba samaksas veikšanas nodrošināšana; grāmatvedības prasību izpilde (attiecīgu attaisnojumu dokumentu noformēšana, komandējuma noformēšana); darbinieku sociālo labumu nodrošināšana (veselības apdrošināšana); darba pienākumu izpildes fiksēšana un kontrole;
2.1.4. normatīvo aktu prasību izpilde, veicot politikas 2.1.1. punktā minēto pakalpojumu sniegšanu;
2.1.5. Sabiedrības un tās klientu leģitīmo interešu īstenošana: pakalpojumu uzlabošana, jaunu pakalpojumu attīstība;
2.1.6. lietvedības funkciju veikšana (iesnieguma / e-pasta vēstules / pieprasījuma saņemšana, reģistrēšana, atbildes nosūtīšana u.t.t;
2.1.7. saņemtā iesnieguma / e-pasta vēstules / pieprasījuma apstrāde un atbildes sagatavošana.
2.1.8. mājaslapu uzturēšanai un darbības uzlabošanai;
2.1.9. kvalitātes kontrole.
2.2. Privātuma politikas 2.1.punktā minētie datu apstrādes nolūki ir indikatīvi un personas dati var tikt apstrādāti arī tādiem tieši neminētiem nolūkiem, kuri ir cieši saistīti ar iepriekš norādītajiem un nepieciešami normatīvo aktu prasību izpildei.
3. Personas datu apstrādes juridiskais pamats
3.1. Sabiedrība apstrādā Jūsu personas datus, pamatojoties uz sekojošiem tiesiskajiem pamatiem:
3.1.1. ar datu subjekta piekrišanu (Regulas 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts);
3.1.2. apstrāde ir vajadzīga līguma ar datu subjektu (darbinieku, klientu) izpildei vai pasākumu veikšanai pēc datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas (Regulas 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts);
3.1.3. gadījumos, kad apstrāde ir vajadzīga, lai īstenotu vai aizstāvētu Sabiedrības likumīgās intereses tiesā (Regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts un 9. panta 2. punkta f) apakšpunkts);
3.1.4. darbinieka darbspējas novērtēšanai (Regulas 9. panta 2. punkta h) apakšpunkts);
gadījumos, kad apstrāde ir vajadzīga, lai nodrošinātu Sabiedrības leģitīmās intereses (organizēt efektīvu pakalpojumu sniegšanas procesu, saņemt samaksu par sniegtajiem pakalpojumiem) (Regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts);
3.1.5. apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz Sabiedrību attiecināmu juridisku pienākumu (Regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts).
4. Apstrādājamais personas datu apjoms
4.1. Datu subjektam saņemot pakalpojumus, atbilstoši normatīvo aktu prasībām Sabiedrībai ir pienākums apstrādāt datu subjekta identificējošo informāciju un informāciju, kas saistīta ar izmantotā pakalpojuma veidu, apmēru, skaitu un tml.
4.2. Personas datu kategorijas, ko apstrādā Sabiedrība, ir atkarīgas no datu apstrādes nolūkiem un veida:
| Personu datu apstrādes nolūks | Personas dati |
| Nekustamo īpašumu pārvaldīšana (lai nodrošinātu normatīvajos aktos noteiktās obligātās un citas pārvaldīšanas darbības (Regulas 6. panta c) apakšpunkts), kā arī dzīvojamās ēkas dzīvokļu īpašnieku iesniegto aptaujas anketu un protokolu pārbaudei un kopības lēmumu izpildei, veiktu klienta identificēšanu, saziņu ar klientu vai tā pilnvaroto personu, pārvaldīšanas un dzīvojamo/neapdzīvojamo telpu īres/nomas līguma sagatavošanu, noslēgšanu un noslēgšanas fakta pierādīšanu, lietvedības un mājas lietas vešanu, rēķinu piegādi, norēķinu administrēšanu, informācijas sniegšanu valsts pārvaldes iestādēm normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos (Regulas 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts) | vārds, uzvārds, personas kods (cits personas identifikācijas numurs), pilnvarotās personas vārds, uzvārds, personas kods (cits personas identifikācijas numurs), bankas konts, dati par fiziskai personai piederošo nekustamo īpašumu (adrese, kadastra numurs, platība, īpašuma/lietošanas tiesību iegūšanas datums un tiesiskais pamats, īpašuma tiesību/lietošanas tiesību izbeigšanas datums), deklarētā un faktiskā dzīvesvietas adrese, informācija par bankas kontu un kontaktinformācija (tālruņa numurs, elektroniskā adrese), līguma numurs, līguma reģistrēšanas datums, pārvaldīšanas darbību sniegšanas laiks, īpašumā deklarēto personu skaits, ūdens, elektroenerģijas, siltumenerģijas, gāzes u.c. patēriņa apjoms, informācija par norēķiniem (rēķina numurs, datums, summa, rēķina saņemšanas veids, apmaksas datums, parāda summa, informācija par parāda atguvi/piedziņu. |
| Personāla atlase | Visa informācija, kas ir iekļauta kandidāta iesniegtajā CV, kā arī, iegūtā informācija no personām, kas ir sniegušas atsauksmes par kandidātu, pamatojoties uz viņa sniegto piekrišanu. Gadījumā, ja kandidāts tiek uzaicināts uz darba interviju, darba intervijas laikā sniegtā informācija, aizpildītie testi un citi pārbaudes darbi. |
| Personāla vadība | Darbinieka vārds, uzvārds, personas kods, adrese, tālruņu numurs, e-pasta adrese, amats, darba alga, nostrādātais laiks, bankas konta numurs, slimības prombūtnes periodi, bērnu skaits un to dzimšanas gadi, darba pieredze, informācija par izglītību un kvalifikāciju, valodu prasmes, u.c. ar personālvadību saistītā personas datu saturoša informācija un kandidāta CV sniegtā informācija.
Nodarbinātības un karjeras vēsture, informācija par veselību (obligātās veselības pārbaudes dati, darbanespējas lapas), par apmācībām, par ētikas pārkāpumiem, utt. |
| Lietvedības funkcijas veikšana (Iesnieguma / pieprasījuma / e-pasta vēstules saņemšanas, apstrādes un atbildes nosūtīšanas ietvaros) | Vārds, uzvārds, personas kods, adrese, vecums, dzimums, dzimšanas datums, e-pasta adrese un cita informācija, ko datu subjekts norāda/pievieno savā/am iesniegumā/am. |
| Inženiertehnisko risinājumu nodrošināšanai | Vārds, uzvārds, adrese, tālrunis, e-pasts, pārstāvis, amats, valdījumā vai īpašumā esošā iekārta/inženiertehniskie tīkli, īpašuma adrese |
4.3. Sabiedrība, īstenojot datu apstrādes nolūkus, var glabāt un apstrādāt šādus Jūsu personas datu veidus:
| Personu datu kategorijas | Piemēri |
| Identifikācijas dati | vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, personu apliecinošā dokumenta dati, pārstāvības pamats. |
| Kontaktinformācija | Adrese, tālrunis, e-pasta adreses u.c. |
| Klientu dati | identificējoša informācija; kontaktinformācija;
informācija, kas saistīta ar izmantoto pakalpojumu (biežums, veids, apmērs, skaits u.tml.) |
| Darbinieku dati | identificējoša informācija; kontaktinformācija; izglītību un nodarbinātības dati; finanšu dati. Obligātās veselības pārbaudes dati, Darba nespējas lapa, izziņa par asinsdonoru, ziņas par invaliditāti |
| Finanšu dati | bankas konta numurs, pavadzīmes, algas vai atlīdzības apmērs, citi maksājuma dati par izmantoto Sabiedrības pakalpojumu. |
| Pārvaldības funkciju dati | iesniegumi, līgumi, rīkojumi u.c. |
| Īpašuma dati | Īpašuma adrese, kadastra numurs, platība, īpašuma reģistrācijas dati, sastāvs, apgrūtinājumi, īpašumā esošās inženierkomunikācijas. |
4.4. Konkrēts informācijas apjoms ir atkarīgs no attiecīgā sniedzamā pakalpojuma specifikas, datu apstrādes nolūka un spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, kuri reglamentē pakalpojuma sniegšanas nosacījumus.
5. Personas datu saņēmēju kategorijas
5.1. Personas datu saņēmēju kategorijas:
5.1.1. datu subjekts,
5.1.2. Sabiedrība un tā pilnvarotie darbinieki;
5.1.3. IT, servera, pasta, arhivēšanas, mārketinga, apsardzes, grāmatvedības pakalpojumu, parādu piedziņas pakalpojumu sniedzējiem, komunālo un citu pakalpojumu sniedzēji, zemes iznomātāji, nodokļu un nodevu administrēšanas iestādes, iekārtu tehniskā stāvokļa uzraugošās iestādes, Būvniecības informācijas sistēma;
5.1.4. tās pašas grupas sabiedrības;
5.1.5. notāri, tiesu izpildītāji, advokāti, konsultanti, revidenti, brokeriem, apdrošinātāji, kredītiestādes;
5.1.6. tiesībaizsardzības un uzraudzības iestādes, tiesas un citas iestādes, kas nodarbojas ar strīdu izskatīšanu;
5.1.7. potenciālie vai esošie mūsu uzņēmējdarbības vai tās daļas pārņēmēji vai viņu pilnvarotie konsultanti vai personas;
5.1.8. daudzdzīvokļu namu, biedrību, apvienību vai komercobjektu pilnvarotās personas, citi kopīpašnieki.
5.2. Sabiedrības iesaistītie datu apstrādātāji var apstrādāt Jūsu personas datus tikai pēc mūsu norādījumiem un nedrīkst tos izmantot citiem nolūkiem vai nodot citām personām bez mūsu piekrišanas. Tādas personas var būt datu bāžu programmatūras uzturētāji, datu bāžu administrēšanas pakalpojumu sniedzēji, datu centru uzturēšanas un mākoņdatošanas pakalpojumu sniedzēji. Katrā gadījumā datu apstrādātājiem mēs iesniedzam tikai tādu datu apjomu, kas ir nepieciešams konkrēta uzdevuma izpildei vai konkrēto pakalpojumu sniegšanai. Turklāt tiem ir jānodrošina Jūsu datu aizsardzība saskaņā ar spēkā esošo normatīvo aktu prasībām un ar mums noslēgto rakstisko vienošanos, kas cita starpā paredz jebkuru Jūsu datu neatgriezenisku dzēšanu pēc mūsu dotā uzdevuma izpildes vai sadarbības izbeigšanās.
6. Personas datu nosūtīšana uz trešo valsti vai starptautiskai organizācijai un automatizēta lēmumu pieņemšana
6.1. Personas datus Sabiedrība neparedz sūtīt uz trešajām valstīm vai starptautiskajām organizācijām.
6.2. Automatizēta lēmumu pieņemšana Sabiedrībā netiek veikta.
7. Datu subjekta tiesības
7.1. Jums ir tiesības saņemt mūsu apstiprinājumu par to, vai mēs apstrādājam Jūsu personas datus, kā arī:
7.1.1. tiesības iepazīties ar saviem personas datiem un veidu, kādā tie tiek apstrādāti;
7.1.2. tiesības pieprasīt izlabot vai, ņemot vērā personas datu apstrādes nolūkus, papildināt nepilnīgos personas datus;
7.1.3. tiesības pieprasīt savu datu dzēšanu;
7.1.4. tiesības pieprasīt, lai personas datu apstrāde tiktu ierobežota;
7.1.5. tiesības uz datu pārnesamību;
7.1.6. tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai;
7.1.7. tiesības atsaukt piekrišanu.
7.2. Piekrišanas atsaukšanas gadījumā Jūsu doto piekrišanu un pierādījumu par to mēs varam uzglabāt arī ilgāku periodu, ja tas ir nepieciešams, lai varētu aizsargāt savas tiesības saistībā ar pret mums izteiktām prasībām, pretenzijām.
7.3. Ja Jūs uzskatāt, ka mēs apstrādājam Jūsu datus, pārkāpjot personas datu aizsardzības normatīvo aktu prasības, mēs aicinām vērsties tieši pie mums.
7.4. Tiecoties aizsargāt visu mūsu datu subjektu personas datus no nelikumīgas atklāšanas, mums, saņemot Jūsu lūgumu sniegt datus, vai īstenot citas Jūsu tiesības, būs jāpārliecinās par Jūsu identitāti. Šim mērķim mēs varam lūgt Jūs uzrādīt personu apliecinošu dokumentu, kā arī, ja lūgums attiecas uz Jūsu likumiski pārstāvamo – dzimšanas apliecību, pilnvaru vai citu pārstāvības apliecinošu dokumentu, izņemot, ja situācija pieļauj izpildīt Jūsu lūgumu bez šādas pārbaudes. Ja savu identitāti un/vai pārstāvību neapliecināsiet, mēs noraidīsim Jūsu iesniegto lūgumu.
7.5. Mēs varam atteikties izskatīt Jūsu saņemto pieprasījumu par tiesību īstenošanu vai lūgt par to attiecīgu samaksu, ja pieprasījums ir acīmredzami nepamatots vai pārmērīgs, jo īpaši to regulāras atkārtošanās dēļ.
7.6. Ja vēlaties īstenot savas datu subjekta tiesības vai jums ir citi jautājumi par Jūsu personas datu apstrādi, lūdzam pie mums vērsties, izmantojot šo kontaktinformāciju: [email protected], tālr. 80001599, Dēļu iela 5, Rīga, LV-1004.
8. Personas datu glabāšana
8.1. Sabiedrība saskaņā ar tās lietu nomenklatūru glabā personas datus ne ilgāk, kā nepieciešams attiecīgā personas datu apstrādes nolūka sasniegšanai.
8.2. Sabiedrība, izvēloties kritērijus personas datu glabāšanai, ņem vērā zemāk norādītos apstākļus:
8.2.1. vai personas datu glabāšanās termiņš ir noteikts vai izriet no Latvijas Republikas un Eiropas Savienības normatīvajiem aktiem;
8.2.2. kādu periodu attiecīgos personas datus ir nepieciešams glabāt, lai nodrošinātu Sabiedrības vai trešās personas leģitīmo interešu realizāciju un aizsardzību;
8.2.3. kamēr nav atsaukta personas sniegtā piekrišana personas datu apstrādei un nepastāv kāds cits tiesiskais pamats datu apstrādei, piemēram, lai izpildītu Sabiedrības saistošus pienākumus.
8.3. Sniedzot pakalpojumus Sabiedrība ievēro speciālos normatīvos aktus, kas nosaka tā pienākumu saglabāt atsevišķus datus. Ja vēlaties uzzināt detalizētu informāciju lūdzam sazināties ar Sabiedrību, izmantojot augstāk norādīto kontaktinformāciju;
8.4. Ienākošās un izejošās komunikācijas (e-pasta vēstules, pasta vēstules) uzskaite, lai nodrošinātu Sabiedrības leģitīmo interešu ievērošanu, tiks glabāta periodu, kas nepārsniedz piecus gadus, ja vien attiecīgajā komunikācijā netiks atspoguļota iespējami prettiesiska rīcība vai rīcība, kas, iespējami, palīdzēs Sabiedrībai vai trešajām personām nodrošināt to tiesiskās intereses. Šajā gadījumā, attiecīgais dokuments var tikt saglabāts līdz tiesiskās intereses nodrošināšanas brīdim.
8.5. Ja pretendents nav ticis pieņemts darbā, tad Sabiedrība personāla atlases procesa ietvaros iegūto informāciju par pretendentu iznīcina, jeb dzēš 6 mēnešu laikā no dienas, kad pieņemts lēmums attiecīgajā personāla. Ja ir nepieciešams saglabāt informāciju par pretendentu iespējamai turpmākai personāla atlasei uz citiem amatiem, tiks jūsu kā pretendenta piekrišana datu uzglabāšanai.
8.6. Sabiedrības pakalpojumu sniegšanas kvalitātes kontroles un uzlabošanas nolūkos veic telefonsarunu ierakstus, par ko katrs datu subjekts tiek informēts pirms tā veikšanas. Ja datu subjekts nepiekrīt šādai datu apstrādei, pastāv citi saziņas kanāli ar Sabiedrību. Personas dati tiek glabātas 3 (trīs) mēnešus no to veikšanas dienas.
8.7. Pēc glabāšanas laikposma beigām, personas dati tiks neatgriezeniski dzēsti, ja vien saskaņā ar normatīvajiem aktiem nepastāvēs pienākums tos glabāt.
8.8. Ilgāka īpaši šajā Politikā norādīto Jūsu personas datu uzglabāšana var tikt īstenota tikai tad, ja:
Personas datu sniegšanas nepieciešamība
Personas dati ir nepieciešami un tiek izmantoti attiecīgo pakalpojumu sniegšanai, datu apstrādes nolūku sasniegšanai un Sabiedrības darbības realizācijai, tam nepieciešamajā apjomā, saskaņā ar normatīvo aktu prasībām. Gadījumā, ja personas dati netiek sniegti, Sabiedrībai nav tiesiska pamata sniegt datu subjektam attiecīgo pakalpojumu, kā arī netiks sasniegti personas datu apstrādes nolūki.
Izmaiņas privātuma politikā
Sabiedrība patur tiesības veikt izmaiņas savā Privātuma politiku, ja mainās noteikti apstākļi, kuri iespaido personas datu apstrādes regulējumu. Sabiedrība iesaka apmeklēt šo sadaļu regulāri, lai uzzinātu aktuālo informāciju.